Vous recevez beaucoup d’information 📄 quotidiennement ? Et vous ne savez pas toujours combien de temps la garder ? Alors vous préférez garder tout ?
Malheureusement la conservation de l’information à tout-va, n’est pas la solution pour une entreprise.
À moins que vous ne vouliez voir vos zones de classement et d’archivage s’agrandir et que vos coûts de stockage s’allongent ?
Une entreprise, quelle que soit sa forme juridique, produit et reçoit des informations en grande quantité tout au long de sa vie.
Conserver une information, c’est avant tout une obligation légale car il faut pouvoir garder à disposition des autorités, certains documents répertoriant les activités d’une entreprise, en cas de contrôle. Elle doit être conservée sur le plus ou moins long terme et en fonction des contraintes de l’activité de la société, ses particularités, son histoire, ses besoins.
Cette manne d’information est produite par l’entreprise elle-même à des destinataires internes ou externes, mais également reçue via des organismes extérieurs, sollicités ou non comme :
- les fournisseurs,
- les clients,
- les prestataires,
- les offres publicitaires,
- ou encore des organismes sociaux.
Conservation de l'information : les supports de diffusion
L’information est généralement partagée sur deux supports différents :
- 📰 Le support papier : via les documents créés et imprimés, via les courriers envoyés qui contiennent des informations de toute nature, les envois publicitaires…
- 💻 Le support numérique : via les documents créés sur l’ordinateur, via les e-mails en partageant des documents/images/photos/vidéos… à l’extérieur ou en interne aux collègues, par également le logiciel d’information partagé.
Vous l’aurez compris, l’information est partout, sous différentes formes et en masse.
Même si celle-ci tend à se dématérialiser, il faut pouvoir et savoir la classer puis l’archiver.
Mais que faut-il garder ? Et pendant combien de temps ?
C’est ce que je vais essayer de vous faire comprendre en vous donnant des pistes pour :
Reconnaitre la valeur engageante d’un document
et déterminer la durée de conservation de l’information.
Valeur engageante d'une information
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un document engageant ?
« Un document engageant est un document achevé, daté, validé et figé de sorte qu’on peut ou qu’on doit pouvoir s’y référer (en tant qu’émetteur ou destinataire) pour appuyer une action ou défendre un droit. Le document engageant est un document original (décision interne, document reçu) ou un double (document émis). Il est autonome (une pièce) ou indissociable de ses annexes ou de ses pièces justificatives » Extrait du « Nouveau glossaire de l’archivage » – Marie-Anne CHABIN
Pour reconnaitre la valeur engageante d’une information, vous pouvez vous reporter à mon dernier article « Classer et organiser sa boîte mail en 7 étapes » où je vous parle dans l’étape n°2 des 5 questions qui vous permettent de la déterminer.
Cette première étape va vous permettre de faire le tri quotidien dans vos informations, ensuite il va falloir les classer puis les archiver dans la durée et ces étapes se font sur deux autres critères très importants :
* La durée de conservation de l’information que je vais apporter *
* La valeur de l’information par rapport à son risque futur *
Durée de conservation de l'information
Pour connaitre la date de conservation d’un document, vous avez dans un premier temps un site internet de référence qui est le Service Public, vous aurez une liste à jour des incontournables documents engageants traités en entreprise, à conserver (comme ces chers impôts !). D’ailleurs à la fin de cet article, je vous ai concocté un livret-ressource gratuit, qui reprend cette liste, agrémentée de conseils. Vous l’aurez ainsi toujours sous la main, n’hésitez pas à le télécharger 😉
Bien entendu, vous n’aurez pas sur cette liste officielle, tous les autres types de documents traités au quotidien (bien plus nombreux !), non non non, ce serait trop facile 😊 !
Voici quelques exemples des autres documents que vous pouvez rencontrer au quotidien, pour votre compréhension :
- Le mail d’un client qui annule une commande,
- Le SMS d’un salarié qui vous envoie une photo et des commentaires sur une intervention chez un client,
- La fiche d’émargement des stagiaires de votre dernière formation,
- L’attestation de TVA normale signée de votre client lors des derniers travaux effectués,
- …
Pour ces autres documents, c’est à vous de la déterminer cette durée de conservation de l’information. Il faut prendre en compte le dossier dans son ensemble dans lequel figure l’information et les besoins réels de l’activité pour pouvoir attribuer une fin de conservation.
Le Service Public professionnel vous indique de garder 5 ans les bulletins de salaire d’un salarié après son départ.
En réalité, il faut considérer la problématique à plus long terme et conserver les bulletins de paie plutôt 50 ans maximum, pourquoi ? Voici deux cas de figure :
- Un salarié qui est resté deux ans dans l’entreprise peut demander, plusieurs années après sa sortie copie d’un bulletin de salaire manquant pour sa retraite ou pour faire suite à un sinistre personnel.
- Un salarié qui est resté jusqu’à sa retraite dans l’entreprise peut demander pour la liquidation de ses droits à la retraite, copie de plusieurs bulletins de salaire manquants.
Une fin de conservation de l’information, tributaire depuis le 25 mai 2018, du fameux Règlement général sur la protection des données (RGPD) ! À ces dates de conservation, se rajoute celles pour la protection des données à caractère personnel, à prendre en compte impérativement.
Ensuite, il faut évaluer le risque futur associé à la conservation ou destruction de cette information.
Quels sont les risques ?
Trouver la bonne durée passe avant tout par une analyse des risques associés à la conservation de l’information à court, moyen et long terme d’un côté et de l’autre côté, la destruction de l’information car au bout de quelques années, la destruction s’impose d’elle-même.
Le risque peut être connu, inconnu, ou bien volontaire ou involontaire ou encore non survenu.
🚩 Nous pouvons distinguer :
- La divulgation d’informations,
- La falsification,
- Un procès,
- La sanction administrative,
- …
Vous l’aurez compris, conserver un document et l’information qu’il revêt dans le temps, nous pousse à avoir une réflexion plus profonde de ce que nous faisons de nos actifs informationnels.
La conservation de l’information est une réflexion qui doit être pensée en amont avec tous les collaborateurs, en phase avec les besoins de l’entreprise et consignée dans un mode opératoire afin de développer une cohérence d’archivage datée dans le temps.
Il faut, bien entendu, associer cela, à la recherche de plusieurs supports de conservation, fiables et sécurisés de toutes ces données.
