Il est important de prendre un temps dans notre quotidien pour s’occuper du tri et classement des courriels 📧 qui s’amoncellent dans bien des boîtes mails de chacun.
En effet, il faut garder une boîte mail classée quotidiennement, pour qu’elle donne envie d’y revenir pour consulter et écrire chaque jour. Et puis, acquérir des bons réflexes de classement et de tri, c’est une productivité augmentée, une rapidité dans la recherche et le classement des messages.
Je ne vais pas dans cet article faire l’apologie de toutes les règles, techniques que peut proposer chaque système de boîte mail comme chez Outlook et Gmail pour les plus connues car des tutos très bien conçus sur Internet circulent. Mais je vais m’astreindre plutôt, à vous donner des conseils de tri et de classement facile à intégrer dans votre quotidien.
Je n’emploierai jamais le terme « d’archivage » dans cet article, qu’il ne faut pas apparenter au mot « classement ». Le mot « archivage » signifie : « Démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque » (source : Marie-Anne CHABIN, « Le nouveau glossaire de l’archivage »).
L’archivage, vous me direz, c’est bien entendu du classement 📂, mais c’est seulement un moyen de satisfaire à la conservation d’un mail. Pour être dans un processus d’archivage, un mail doit être conservé selon des procédés, des supports de conservation spécifiques et normés d’archivage électronique ou papier, permettant de le rétablir et d’être considéré comme un document à valeur probante ; une copie originale. Ainsi, les fonctions d’archivage que peuvent proposer vos messageries classiques sont erronées, c’est simplement du classement.
Prenez le temps de vous familiariser avec ces conseils et appréhendez le sujet étape par étape, boîte mail, par boîte mail pour réussir votre tri et classement dans les meilleures conditions.
Etape n°1 : Opération désabonnement
Prenez le temps sur une semaine complète, jour après jour, de vous désabonner des newsletters, publicités qui ne vous intéressent plus ou que vous n’avez pas choisi de recevoir. Vous pouvez aussi bloquer ⛔ les expéditeurs indésirables avec les fonctionnalités de vos messageries.
Sinon, si vous avez un budget pour lutter contre les spams et sécuriser vos échanges de mails avec vos destinataires, il existe des solutions qui filtrent les expéditeurs indésirables à votre place pour vous permettre de gagner du temps, comme par exemple la société marseillaise Mailinblack.
Etape n°2 : Pour savoir classer ou jeter, je me pose 5 questions
Quand on trie ses mails pour les garder ou les jeter, vous pouvez vous poser 5 questions vis-à-vis du contenu. En effet, un courriel (avec ses pièces jointes, attention) peut servir de preuve, être une information importante à consulter ultérieurement. Plus il est précis, plus sa valeur est grande en cas de contestation (voir mon article sur la conservation de l’information en entreprise). Ainsi ces 5 questions vont permettre de faire le tri mais plus encore, vous aidez à déterminer la valeur engageante et probante du message.
A retenir : un courriel = un écrit = je suis engagé.
- Le mail trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord, exprime-t-il un ordre, une pensée… qui engage ma responsabilité ?
- Le mail est-il daté ? Il est alors ancré dans le temps.
- Le mail permet-il de garantir l’identité de la personne ?
- Le mail est-il intègre ? (A-t-il été modifié, détourné de façon non autorisée ? Je n’en suis pas l’auteur. Il est donc contestable)
- Le mail est-il simplement informatif ? Si oui, il n’a pas de valeur engageante, alors il peut être jeté ou gardé dans l’attente d’un traitement prochain.
Point sur le classement des mails informatifs
Ce sont des mails non-engageants mais importants, à relire, garder en référence à moyen terme.
Alors n’hésitez pas à créer des dossiers du type : RH – Droit – Convention collective – Fédération – Paies – Fournisseurs…
L’important est de garder les informations de l’année en cours et de celles de l’année dernière (N-1), maximum.
Des informations, catalogues produits qui ont plus de 2 ans, sont périmés. Les lois évoluent en permanence, les prix augmentent ou baissent tous les ans. Vous ne reviendrez presque jamais dessus, c’est certain, alors jetez !
Point sur les « mails traités »
Lorsqu’un mail a été traité 📤, nous avons tendance à soit le garder dans sa boîte de réception ou soit dans ses « messages envoyés » car nous pensons qu’il peut encore être relu, servir ultérieurement, que nous allons le classer dans le dossier du destinataire récurrent que nous avons créé à son égard.
Il faut ainsi vous recentrer sur les 5 questions en premier lieu, avant de garder un message traité pour le classer mais surtout, il faut le mettre dans sa corbeille dans un troisième temps, pour ne pas se retrouver submergé par des milliers de courriels dans « ses messages envoyés ».
Etape n° 3 : Créer des dossiers pour classer
Tout d’abord, il faut distinguer les dossiers professionnels , des dossiers personnels à créer si votre adresse mail sert aux deux usages.
Il faut travailler son arborescence de dossiers de façon logique et claire pour que si une personne externe (famille ou collègue) a besoin d’accéder à votre ou vos messageries, qu’elle puisse s’y retrouver facilement.
Préférez choisir des thématiques générales puis de créer des sous-dossiers à l’intérieur car sinon vous aurez une liste trop longue de dossiers visuellement et vous y perdre.
D’ailleurs cette arborescence choisie, peut s’apparenter à votre classement d’ordinateur.
Etape n°4 : astuce : classer ses courriels dans son ordinateur
Savez-vous que votre imprimante vous offre la possibilité d’enregistrer vos mails sur votre ordinateur 💻 en terminaison .pdf ?
Nous avons parlé de courriels engageants avec les 5 questions un peu plus haut, des messages importants à garder et que vous pouvez, à votre convenance, classer dans vos dossiers de votre boîte mail comme à votre habitude ou garder dans votre ordinateur.
Voici le mode opératoire généraliste 🧾 ci-après, qui peut être légèrement différemment suivant l’imprimante et la boîte mail que vous utilisez :
- Ouvrez le mail que vous souhaitez garder.
- Allez dans vos paramètres habituels pour imprimer votre mail.
- L’imprimante s’affiche, vous pouvez en choisir une autre en cliquant sur l’imprimante, et là vous pouvez découvrir que plusieurs options sont à portée de clic dans un menu déroulant dont le magique « Microsoft Print to PDF » ! qui peut également apparaître sous le terme « Enregistrer au format PDF »
- Cliquez dessus et enregistrez vos mails les plus importants pour vous, directement dans votre ordinateur.
Cette opération est très intéressante car grâce à mon expérience chez mes clients, j’ai déjà pu entendre ces derniers se plaindre et légitimement, que leur boîte mail avait écrasé, par un beau matin ensoleillé, tout ou partie de leurs mails des dossiers ! Une catastrophe. Souvent la cause est la mise à jour, migration de ces boîtes mails.
Etape n°5 : Vider régulièrement sa corbeille
Trouver une fréquence pour vider sa corbeille est important pour gagner en capacité de stockage. Nous avons tendance à laisser nos courriels dans la corbeille 🗑 et à les accumuler et se rendre un beau jour que celle-ci est saturée, la capacité de stockage de nos boîtes mails n’est pas toujours illimitée.
Il m’arrive pour mes clients de garder jusqu‘à 1 mois de stockage de mail dans la corbeille car parfois je reviens dedans pour rechercher un mail que j’avais jeté ou que mon client a lui-même jeté ! Car oui, bien souvent il n’y a pas que vous-même qui avez accès à votre messagerie et qui se permette de mettre à la corbeille des mails.
Ainsi, se trouver un rythme en se disant qu’une fois par mois on vide sa corbeille, c’est une bonne chose.
Etape n°6 : Ne pas garder systématiquement des mails « non lus »
Garder des courriels non lus pendant des jours voire des semaines, n’est pas bon pour son organisation personnelle et notre cerveau car il va les assimiler comme autant de tâches à faire et induire une source de stress. Il faut veiller à trouver un rythme de traitement de ces mails.
Tout d’abord, tous les matins, avant d’entamer votre travail de la journée, il faut commencer par ouvrir votre boîte mail, lire vos mails et répondre à tous les destinataires qui demandent une réponse brève et concise.
Laissez ceux qui demandent une réponse qui va vous demander une recherche d’informations supplémentaires que vous devez demander à un collègue, appeler un service en particulier, créer un document spécifique… bref cela va vous demander un traitement plus long de ce mail.
Si vous n’en avez pas beaucoup, vous pouvez les garder en non traité dans votre boîte de réception, les mettre en surbrillance pour vous rappeler qu’il faut y répondre ou vous pouvez les classer dans 2 ou 3 dossiers (maximum) organisés en libellés comme :
- À traiter sous 48 heures
- À traiter sous 7 jours
Vous pouvez également vous mettre quelques rappels dans votre agenda papier ou électronique. Le but étant d’en avoir quasiment plus dans la boîte de réception pour augmenter sa propre capacité organisationnelle et être plus efficient.
Etape n°7 : Soigner l’objet des messages
Pour mieux classer et retrouver vos mails, soignez l’objet de votre courriel lors de sa rédaction. Portez de l’importance à créer un objet explicite et précis qui servira à vous et votre destinataire.
La règle : un message par sujet abordé
Pas de mail fourre-tout avec un corps de texte à plusieurs thématiques.
Pour conclure
Vous l’aurez compris, si vos courriels sont traités et rangés à leur place avec une méthodologie claire, c’est 100 % de concentration sur votre cœur de métier.
La mise en place de votre méthodologie peut vous paraître longue à mettre en place, mais quel gain de temps par la suite !
Mon avis sur « l’Inbox zéro » ou le zéro mail dans sa boîte de réception
C’est une méthode développée par un écrivain américain nommé Merlin Mann, permettant de trier et de vider sa boîte de réception tous les jours.
C’est une méthode qui demande une routine structurée et personnellement, je trouve cet objectif assez stressant et franchement assez peu tenable sur le long terme.
Il vaut mieux trouver votre propre rythme de croisière dans le tri et le classement de vos mails et laisser quelques mails à traiter dans votre boîte de réception, que de chercher tous les jours à ne plus en avoir. Vous aborderez votre boîte mail avec plus de sérénité et efficacité.
Après, si vous avez atteint un certain niveau de performance de gestion de vos mails, rechercher une optimisation plus importante avec cette méthode est une excellente démarche mais seulement si vous êtes motivé et que ça ne représente pas un fardeau pour vous.
